Contoh Peran Tim Administratif

Pegawai administrasi adalah tulang punggung sebagian besar bisnis korporat, melakukan jenis tugas yang diperlukan agar perusahaan berfungsi tetapi dapat memakan waktu terlalu lama bagi manajer untuk melakukannya. Karyawan yang menangani tugas administratif di perusahaan kecil bisa sama pentingnya dengan karyawan di bisnis korporat. Memiliki tim administrasi yang terlibat dalam bisnis kecil Anda dapat membebaskan Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang secara langsung berkaitan dengan pertumbuhan perusahaan Anda, daripada terhambat oleh detail administrasi.

Menangani Panggilan Telepon

Tim administratif menangani panggilan telepon masuk dan keluar. Seorang resepsionis, misalnya, dapat menjawab semua panggilan masuk, memastikan siapa orang terbaik dalam organisasi untuk menerima panggilan dan kemudian merutekan panggilan yang sesuai. Seorang asisten administrasi, sebagai contoh lain, dapat memanggil klien atas nama atasannya untuk memeriksa kepuasan klien dengan pembelian terakhir mereka.

Surat

Karyawan administrasi biasanya ditugaskan untuk menangani semua korespondensi surat. Anggota tim administrasi dapat bertanggung jawab untuk menyusun surat, mencetak materi surat dan menangani surat yang sebenarnya, termasuk membeli prangko di kantor pos terdekat atau bekerja langsung dengan perwakilan dari penyedia layanan seperti FedEx.

Entri Data

Entri data adalah tindakan memasukkan informasi dari halaman tercetak ke dalam database komputer atau memasukkan data secara manual dari satu aplikasi perangkat lunak ke yang lain. Karyawan administrasi di departemen akuntansi, misalnya, dapat memasukkan informasi faktur ke dalam sistem akuntansi secara manual. Karyawan pemasaran, sebagai contoh lain, dapat memasukkan data pelanggan kuantitatif dari laporan manajerial beberapa gerai ritel ke dalam database terpisah.

Penjadwalan

Karyawan klerikal paling sering menangani semua aktivitas penjadwalan untuk supervisor mereka. Tim administrasi menangani pemesanan penerbangan dan hotel, pertemuan klien, reservasi makan malam dan seminar, transportasi limusin dan hampir semua tugas terkait penjadwalan yang akan mengurangi produktivitas pengawas.

Proyek Lainnya

Pekerjaan administratif dapat memiliki reputasi sebagai pekerjaan yang berulang atau biasa-biasa saja, tetapi pekerjaan tersebut sering kali menampilkan tanggung jawab luas yang menghadirkan tantangan baru secara berkelanjutan. Sebuah tim administrasi untuk bisnis kecil kemungkinan besar akan dibawa untuk tugas baru setiap minggu atau bulan, membantu manajer perusahaan dengan hampir semua proyek besar saat perusahaan tumbuh. Asisten mungkin mencetak dan merakit materi pemasaran dalam jumlah besar suatu hari, misalnya, sementara mereka membantu dengan kelompok fokus di kedai kopi lokal di hari berikutnya.