Bagaimana Menampilkan Berita Buruk dalam Memo Bisnis

Menyampaikan kabar buruk tampaknya sulit jika Anda menganggap tidak ada yang mau menerimanya. Namun, sebagai pemilik bisnis kecil, Anda dapat menyusun pesan berita yang tidak diinginkan menjadi sesuatu yang dapat diserap dan diterima karyawan Anda dengan sedikit kebencian. Format tidak langsung paling baik untuk memo berita buruk karena menampilkan pesan secara bertahap, bukan sekaligus. Karyawan Anda tidak akan terlalu terkejut jika Anda menyampaikan berita dengan cara ini.

1

Tulis pernyataan niat baik untuk memulai memo dan melunakkan pukulan berita negatif. Puji karyawan atas upaya mereka atau tunjukkan fakta yang berkaitan dengan kabar buruk. "Saya menghargai semua orang yang bekerja sama untuk meningkatkan penjualan kami sebesar 5 persen selama dua kuartal terakhir."

2

Berikan informasi latar belakang untuk mempersiapkan karyawan menghadapi kabar buruk yang akan datang. Saat Anda menyajikan fakta yang merinci keadaan yang tidak menguntungkan atau negatif, pembaca harus mulai memahami bahwa tujuan memo tersebut adalah untuk menyampaikan berita yang tidak diinginkan. Selain itu, presentasi Anda tentang fakta membantu membenarkan kabar buruk. "Meskipun kami memang mengalami sedikit peningkatan dalam penjualan sebesar 1,5 persen, kami gagal mencapai target awal kami sebesar 5 persen. Sayangnya, mengingat peristiwa ini, rencana saya harus berubah." Pertahankan pilihan kata Anda sepositif mungkin.

3

Sampaikan kabar buruk dalam bahasa yang jelas namun positif. "Seperti yang Anda ketahui, saya berencana untuk membagikan sebagian pendapatan dari peningkatan penjualan kepada Anda semua. Sayangnya, karena penjualan tidak sebaik yang kami harapkan, bonus akan tetap sama tahun ini." "Bonus akan tetap sama tahun ini" terdengar lebih baik daripada "Tidak ada yang akan menerima peningkatan bonus tahun ini."

4

Tuliskan pernyataan niat baik lainnya sehingga persepsi karyawan Anda tentang bisnis Anda tetap positif dalam situasi tersebut. Sekarang setelah karyawan mengetahui apa yang tidak dapat Anda lakukan, beri tahu mereka tentang apa yang dapat Anda lakukan. "Setiap orang akan menerima bonus tahunan mereka dalam jumlah yang sama dengan bonus tahun lalu pada tanggal yang tercantum di kalender perusahaan. Jika Anda perlu memverifikasi jumlah bonus yang akan datang, silakan hubungi saya."

5

Akhiri memo dengan pernyataan positif yang memberi karyawan harapan untuk masa depan. "Sementara kompensasi tambahan bukanlah pilihan saat ini, saya benar-benar mengakui dan menghargai upaya dan dedikasi Anda untuk pekerjaan Anda. Saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda masing-masing di tahun mendatang."

6

Koreksi memo untuk kejelasan dan akurasi sebelum mengirim. Baca pesan Anda untuk memastikan bahwa pesan itu mengkomunikasikan apa yang Anda inginkan dengan putaran positif. Jangan tinggalkan karyawan dengan kesan negatif.