Kebijakan & Prosedur Koleksi

Pembayaran piutang dagang merupakan kontributor utama likuiditas, arus kas, dan kebutuhan modal kerja bisnis. Pembayaran tepat waktu membuat siklus bisnis terus mengalir dan memungkinkan bisnis memenuhi kewajiban hutang operasional dan jangka pendek. Kebijakan dan prosedur penagihan yang ketat yang mendorong pelanggan untuk membayar dapat menghasilkan lebih sedikit kredit macet, arus kas yang lebih baik dan peningkatan profitabilitas bisnis.

Tujuan Kebijakan Koleksi

Standar akuntansi menganggap piutang sebagai aset bisnis dan mengharuskannya dicatat di bagian aset di neraca. Penghapusan tidak hanya menurunkan aset bisnis tetapi juga meningkatkan biaya kredit macet. Tujuan dari membuat kebijakan dan prosedur penagihan adalah untuk mendorong pelanggan untuk membayar tepat waktu dan mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo dalam jangka waktu 30 hingga 90 hari yang biasanya ditetapkan bisnis sebelum mempertimbangkan rekening yang telah jatuh tempo tidak dapat ditagih, menghapusnya dan menyerahkannya ke a agen penagihan.

Tujuan Kebijakan Koleksi

Sasaran kebijakan koleksi dapat mengambil pendekatan liberal atau konservatif terhadap koleksi, yang memungkinkannya untuk menentukan prosedur koleksi mereka. Menurut Credit Collective, bisnis yang mengambil pendekatan yang lebih liberal akan lebih fleksibel dan bersedia untuk bekerja dengan akun yang menunggak sementara pendekatan yang lebih konservatif akan membutuhkan kepatuhan yang ketat terhadap pedoman kredit.

Kebijakan kredit yang mencerminkan pendekatan yang lebih konservatif dapat menetapkan tujuan yang berusaha untuk mempertahankan tingkat efektivitas rata-rata - biasanya disebut indeks efektivitas tertagih atau CEI - sebesar 80 persen, menjaga rata-rata hari yang beredar atau DSO pada atau di bawah 40 hari dan mempertahankan minimum 80 persen dari piutang dalam status lancar, 15 persen pada 30 hari keluar, 4 persen pada 60 hari dan 1 persen pada 90 hari.

Prosedur Pengumpulan

Prosedur penagihan tidak hanya menguraikan langkah-langkah untuk menagih pada rekening tunggakan tetapi juga mencakup langkah-langkah untuk mencegah rekening menjadi tunggakan. Memberikan pelanggan kredit baru dengan syarat penjualan dan informasi pembayaran dan termasuk informasi ini pada tanda terima kredit dan laporan dapat berfungsi untuk mengingatkan pelanggan tentang kewajiban kredit mereka.

Prosedur penagihan internal harus mencakup jadwal untuk menghubungi pelanggan dengan rekening yang telah jatuh tempo. Sebuah bisnis dapat, misalnya, mengirimkan pemberitahuan lewat jatuh tempo dan mulai melakukan panggilan penagihan mingguan ketika pembayaran menjadi terlambat tujuh hari. Jika pembayaran tidak diterima, panggilan bisa menjadi lebih sering. Jika pelanggan masih lewat jatuh tempo pada akhir 30 hingga 90 hari, bisnis kemudian dapat merujuk akun tersebut ke agen penagihan pihak ketiga atau mempertimbangkan untuk mengambil tindakan hukum.

Pertimbangan Prosedural

Meskipun penagihan internal tidak tunduk pada aturan dan regulasi FTC's Fair Trade Debt Collections Act, memperlakukan pelanggan dengan bermartabat dan hormat sangatlah penting. Prosedur harus menekankan poin ini dan mencakup instruksi seperti panggilan singkat, langsung ke intinya, tidak bersifat pribadi dan tidak mengancam. Selalu izinkan pelanggan untuk menjelaskan posisi mereka dan kemudian bekerja dengan pelanggan dalam parameter yang ditetapkan oleh pendekatan yang diadopsi bisnis.

Ini dapat berhasil bahkan dalam pendekatan konservatif. Bisnis mungkin mengizinkan pelanggan untuk mengatur jadwal pembayaran baru, tetapi menelepon satu atau dua hari sebelum pembayaran jatuh tempo untuk memastikan pelanggan memahami pentingnya menghormati perjanjian baru.