Apa Itu Penyusutan Ritel?

Bahkan dengan perangkat lunak manajemen inventaris yang paling canggih, penting untuk menghitung secara fisik inventaris Anda secara berkala. Beberapa persentase dari inventaris Anda - mudah-mudahan, sebagian kecil - akan selalu tidak dihitung, yang dalam istilah eceran disebut penyusutan. Mengawasi penyusutan Anda penting, tidak hanya untuk tujuan akuntansi tetapi karena ini bisa menjadi pertanda Anda memiliki masalah di toko Anda.

Penyusutan adalah Masalah

Jika Anda berfokus pada detail "gambaran besar" dalam menjalankan perusahaan Anda, mudah untuk mengabaikan penyusutan sebagai gangguan kecil, tetapi lebih dari itu. Survei keamanan Federasi Ritel Nasional 2017 memperkirakan bahwa penyusutan mengambil hampir $ 49 miliar dari kantong pengecer selama tahun sebelumnya, yang tidak lain adalah perubahan bodoh. Tingkat penyusutan rata-rata - jumlah penyusutan Anda didefinisikan sebagai persentase dari penjualan Anda - adalah 1,44 persen secara nasional, tetapi hampir satu dari empat pengecer melaporkan penyusutan sebesar 2 persen atau lebih tinggi.

Pikirkan sejenak: Jika Anda memiliki penjualan $ 500.000 melalui toko Anda tahun lalu, 1,44 hingga 2 persen dari itu sama dengan $ 7.200 hingga $ 10.000 dolar. Jika Anda kehilangan itu dalam satu perampokan, itu pasti akan menarik perhatian Anda, tetapi mudah untuk melupakan kerugian Anda ketika itu terjadi beberapa dolar sekaligus.

Sumber Penyusutan

Perampokan yang terlihat adalah bentuk penyusutan yang paling dramatis, tetapi sebagian besar pencurian oleh orang luar datang dalam bentuk pengutilan yang lebih tersembunyi. Pengutilan, termasuk operasi yang direncanakan dengan baik oleh lingkaran pencuri yang terorganisir, menyumbang lebih dari 36 persen kerugian dalam studi tahun 2017. Pencurian internal, yang dilakukan oleh karyawan, menyumbang 30 persen kerugian lainnya. Sisanya sebagian besar disebabkan oleh kesalahan administratif di pihak pengecer, atau oleh kesalahan dan penipuan di pihak pemasok.

Lebih buruk lagi, sebagian besar pengecer melaporkan anggaran tetap atau menurun untuk pencegahan kerugian. Namun, tidak semuanya berita buruk. Sementara jumlah pengecer yang melaporkan penyusutan 2 persen atau lebih tumbuh dari 17,1 persen pada tahun 2015 menjadi 23,1 persen pada tahun 2016, jumlah pengecer yang melaporkan penyusutan kurang dari 1 persen bahkan tumbuh lebih besar, meningkat menjadi 42,3 persen pada tahun 2016 dari hanya 34,2 persen. pada tahun 2015. Sangat mungkin untuk mengubah toko Anda sendiri dari psikiater tinggi ke toko rendah dengan penerapan uang yang cermat dan - yang lebih penting - perhatian sadar Anda.

Mengutil dan Pencegahannya

Mengutil adalah penyebab terbesar penyusutan, jadi ini tempat yang logis untuk mulai menangani masalah penyusutan Anda. Sistem anti-pencurian elektronik adalah alat pencegah yang berguna, tetapi tidak selalu mudah. Lebih baik fokus pada hal-hal mendasar: Apakah perlengkapan Anda memberikan pandangan yang baik kepada staf Anda? Apakah barang portabel dan bernilai tinggi dikunci atau diikat?

Yang terpenting, apakah staf Anda terlibat dengan pelanggan? Penjual yang sopan dan penuh hormat di siku calon pengutil sama bagusnya dengan pencegah apa pun yang dapat Anda beli, dan Anda sudah membayar mereka untuk hadir di sana. Mencegah kerugian dari jaringan pencurian profesional lebih sulit karena mereka dengan hati-hati memilih toko dengan staf terbatas dan beroperasi dalam kelompok, dengan beberapa mengganggu staf dan yang lain mengantongi barang.

Taruhan terbaik Anda adalah mendidik diri sendiri dan staf Anda untuk mengenali tanda-tanda bahwa ini terjadi, dan idealnya memiliki tombol tersembunyi di seluruh toko sehingga staf dapat meminta bantuan. Jika Anda memiliki sistem pengawasan dan pencatatan yang baik, terkadang Anda dapat menangkap pencuri dengan kamera dan membantu mengidentifikasi mereka untuk polisi.

Pencurian Karyawan dan Pencegahannya

Pencurian karyawan lebih berbahaya. Sangat mudah untuk mencurigai orang luar, tetapi sulit untuk berpikir Anda mungkin kehilangan uang karena asisten manajer tepercaya atau karyawan teladan lama Anda. Remaja berjari kecil yang mendapatkan upah minimum akan selalu berisiko dicuri, tetapi karyawan yang Anda percayai yang berada di posisi terbaik untuk menyakiti Anda dalam jangka panjang. Sistem pengawasan yang baik juga dapat membantu di sini, tetapi staf Anda lebih tahu dari siapa pun di mana kamera itu dan bagaimana mereka digunakan.

Pada akhirnya, jawaban atas pencurian karyawan adalah membangun sistem penanganan inventaris yang membuatnya sulit. Langkah-langkah sederhana seperti mencampur staf Anda sehingga Anda tidak memiliki grup yang sama yang tutup sepanjang waktu, dan mewajibkan kantong sampah yang bersih, dapat mempersulit staf untuk melapisi kantong mereka dengan biaya Anda. Menyaring karyawan Anda dengan lebih hati-hati, termasuk pemeriksaan catatan kriminal dan pengujian profil kepribadian, juga dapat membantu.

Mencegah Kerugian Administratif

Kerugian administratif pada dasarnya bermuara pada kesalahan manusia, yang membuatnya sulit untuk dideteksi. Mereka datang dalam berbagai bentuk, sering kali kesalahan entri data seperti nol yang ditambahkan atau faktur yang masuk ke sistem Anda dua kali. Itu akan meningkatkan inventaris Anda secara artifisial, dan jika Anda tidak menangkapnya, mereka akan ditampilkan sebagai penyusutan saat Anda melakukan penghitungan fisik lagi. Pertahanan terbaik terhadap hal tersebut adalah memiliki prosedur penerimaan yang ketat dan sistem penanganan inventaris dengan banyak pengecekan kesalahan bawaan.

Ketika Anda menghitung inventaris fisik, misalnya, Anda mungkin membuat "daftar miring" dari perbedaan antara apa yang Anda harapkan dan apa yang Anda hitung. Seringkali Anda akan menemukan kesalahan penghitungan, tetapi Anda mungkin juga menemukan kesalahan entri data.

Mencegah Kerugian Pihak Vendor

Prosedur penerimaan yang ketat juga dapat membantu mencegah kerugian pihak vendor. Sebagian besar vendor Anda mungkin sepenuhnya jujur, tetapi seperti Anda, mereka memiliki staf manusia dan membuat kesalahan manusia. Jika Anda melatih staf Anda sendiri untuk dengan cermat memeriksa pesanan yang masuk terhadap faktur dan daftar pengemasan yang sesuai, Anda akan menemukan kesalahan vendor tersebut sebelum dicatat ke dalam inventaris Anda. Sistem yang dijalankan dengan ketat yang sama akan melindungi Anda dari vendor nakal sesekali yang dengan sengaja melakukan short-ship, mengirim produk di bawah standar, atau menagih Anda untuk produk yang belum pernah Anda terima.