Mengapa Buku Besar AP Memerlukan Buku Besar Pembantu?

Buku besar hutang dagang melacak semua biaya yang telah dikeluarkan bisnis Anda dan yang masih harus dibayar. Jika Anda memiliki volume aktivitas hutang yang tinggi, rinciannya dapat dengan mudah hilang dalam buku besar standar. Meskipun buku besar pembantu tidak diperlukan, akan sangat membantu jika buku besar Anda bebas dari kekacauan dan kebingungan transaksi. Memahami fungsi dan manfaat buku besar pembantu dapat membantu Anda menentukan apakah itu ideal untuk bisnis Anda.

Buku Besar Anak Perusahaan

Buku besar pembantu berisi informasi transaksi rinci untuk akun yang direpresentasikan dalam ringkasan di dalam buku besar. Detail akun bervolume tinggi - termasuk informasi yang tidak dibutuhkan oleh analis keuangan dan akuntan tingkat atas - dapat membanjiri buku besar. Buku besar pembantu menyediakan tempat untuk rincian transaksi sehingga buku besar hanya mencakup informasi ringkasan.

Akun hutang

Akun hutang dagang adalah akun volume tinggi untuk beberapa bisnis. Ketika Anda ingin mengurangi volume transaksi dan tingkat rincian dalam buku besar Anda, buku besar pembantu untuk akun hutang Anda akan menyimpan rincian pengeluaran individu dari akun buku besar. Perbarui ringkasan hutang dagang di buku besar harian Anda, mingguan atau pada frekuensi berapa pun yang sesuai dengan bisnis Anda.

Ringkasan Informasi

Setiap pembaruan yang diposting ke buku besar hutang dagang mencerminkan total aktivitas transaksi untuk periode yang telah berlalu sejak pembaruan terakhir. Tambahkan kredit yang diposting ke akun dan buat entri jurnal untuk mencatat total kredit dalam buku besar Anda. Ulangi proses ini untuk transaksi debit. Catat entri dalam buku besar pembantu untuk melacak di mana penghitungan Anda berhenti. Tanda atau notasi di margin buku besar dapat diterima jika Anda menggunakan buku besar tertulis. Buku besar terkomputerisasi akan melacak pembaruan Anda secara otomatis.

Keamanan

Buku besar pembantu membatasi akses ke informasi detail, memastikan bahwa hanya orang yang secara teratur bekerja dengan buku besar yang dapat memanipulasi informasi. Ini mengurangi risiko kesalahan dan entri yang tidak akurat. Ketika buku besar untuk hutang dagang dapat diakses oleh seluruh departemen akuntansi, risiko nomor yang dialihkan mengubah saldo dapat membuat masalah pelaporan yang besar. Buku besar pembantu didukung oleh salinan faktur, laporan, dan catatan lain yang diperlukan untuk pelaporan dan audit pajak.