Bagaimana Membangun Program Penjaminan Mutu

Menciptakan produk berkualitas tinggi membuat pelanggan Anda setia dan karyawan Anda terlibat. Anda dapat membuat program jaminan kualitas dengan menetapkan standar dan menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya. Di perusahaan yang lebih besar, program jaminan kualitas dapat melibatkan personel yang berdedikasi dan dokumentasi yang ekstensif. Dalam bisnis yang lebih kecil, jaminan kualitas dapat menjadi lebih sederhana dan tidak formal, selama itu mencapai hasil yang diinginkan.

Tip

Untuk membangun program jaminan kualitas, merancang langkah-langkah untuk: mendefinisikan dan mengukur kualitas; menguji produk untuk menentukan apakah mereka memenuhi standar ini; menilai risiko; dan mengevaluasi ulang standar.

Mendefinisikan Standar dan Tujuan

Kualitas berarti banyak hal bagi banyak orang, dan definisi yang berlaku untuk sistem perawatan kesehatan belum tentu sama dengan definisi yang berlaku untuk lembaga layanan makanan. Perjelas tujuan Anda sebelum membangun program jaminan kualitas dengan mendiskusikan dan menjelaskan dengan staf Anda apa artinya dalam industri khusus Anda untuk memuaskan pelanggan dan menciptakan produk yang berhasil Anda jual.

Tentukan indikator kinerja utama untuk memberikan tolok ukur untuk mengukur kualitas. Ini mungkin termasuk pengukuran kepuasan pelanggan, tingkat kerusakan atau pengembalian produk, atau parameter kinerja tertentu seperti kecepatan kinerja. Tuliskan standar ini dan komunikasikan kepada staf Anda sehingga Anda dapat merujuknya kembali saat produk Anda diproduksi, digunakan, dan dijual.

Mengartikulasikan Prosedur dan Kebijakan

Semakin spesifik Anda tentang standar jaminan kualitas, semakin efektif Anda dapat merujuknya kembali selama proses produksi dan penjualan. Kembangkan manual dengan petunjuk langkah demi langkah dan parameter untuk menilai hasil. Manual Anda juga harus berisi instruksi untuk protokol untuk menangani situasi di mana hasil tidak sesuai dengan standar yang Anda tetapkan di awal.

Sebaiknya memiliki manual terpisah untuk setiap departemen, karena prosedur dan kriteria untuk kru manufaktur Anda akan berbeda dari yang relevan dengan tim penjualan Anda. Informasi dalam manual ini harus menguraikan tidak hanya standar untuk kinerja produk tetapi juga kode perilaku untuk situasi sehari-hari, seperti ketepatan waktu dan pakaian, dan situasi yang tidak biasa seperti keadaan darurat dan lonjakan permintaan.

Implementasi dan Umpan Balik

Tidaklah cukup hanya dengan menuliskan prosedur Anda dan mengharapkan staf Anda untuk mengikuti prosedur tersebut. Program jaminan kualitas adalah sistem pernapasan yang hidup yang perlu dievaluasi dan diperbarui setelah melihatnya dalam praktik dan seiring perubahan variabel yang relevan. Beri tahu staf Anda bahwa ada program baru, dan berikan pelatihan saat Anda melakukan transisi ke sistem baru Anda. Tawarkan dukungan saat mereka mempelajari apa yang diharapkan dari mereka; tetap hadir dan tersedia untuk menjawab pertanyaan dan memperbaiki kesalahan.

Program jaminan kualitas yang Anda rancang mungkin tidak bekerja semulus yang Anda perkirakan. Penting juga untuk terbuka untuk mendengar dan memasukkan umpan balik. Kesulitan awal dengan sistem Anda mungkin disebabkan oleh pelatihan yang buruk atau kesalahan karyawan, atau mungkin berasal dari beberapa kelemahan dalam sistem itu sendiri. Tetap terbuka terhadap salah satu kemungkinan ini, dan gunakan kesempatan ini untuk belajar dari kesalahan dan kesalahan perhitungan. Jika Anda memberdayakan karyawan untuk memberi tahu Anda apa yang mereka pikirkan, kemungkinan besar Anda akan menerima informasi berharga yang selanjutnya akan meningkatkan sistem Anda secara keseluruhan.

Software Jaminan Kualitas

Mengotomatiskan program jaminan kualitas Anda dapat mempermudah menghitung angka dan mengelola data. Perangkat lunak jaminan kualitas berguna untuk meletakkan langkah-langkah dalam proses Anda; melacak langkah-langkah dan menghitung penyimpangan dari hasil yang diharapkan; menyimpan catatan batch dengan informasi tentang variabel yang dapat mempengaruhi hasil; dan mendokumentasikan setiap perubahan materi yang Anda gunakan. Anda dapat menggunakan program yang dirancang untuk standar jaminan kualitas umum, atau Anda dapat membuat sistem sendiri berdasarkan kebutuhan khusus perusahaan Anda.