Bagaimana Mengumumkan Seseorang Meninggalkan Perusahaan dan Mengundurkan Diri

Saat seseorang keluar dari perusahaan Anda, penting untuk membuat pengumuman sesegera mungkin. Memberi tahu karyawan lain, pemimpin industri, dan klien tentang pengunduran diri akan memudahkan perusahaan Anda, dan pelanggannya, untuk menyesuaikan diri dengan perubahan dan bergerak maju. Isi pengumuman tergantung pada keadaan, termasuk apakah pemberangkatan tersebut bersifat sukarela dan apakah seseorang telah ditunjuk untuk mengemban tanggung jawab karyawan.

Tip

Departemen sumber daya manusia perusahaan Anda mungkin memiliki protokol untuk diikuti ketika seseorang mengundurkan diri. Sebaiknya supervisor dan manajer meninjau kebijakan ini sehingga mereka siap. Setiap pengumuman, di dalam perusahaan atau di luar perusahaan, harus sesuai dengan kebijakan SDM.

Pertimbangkan Keadaan

Istilah "pengunduran diri" dapat memiliki arti yang berbeda dalam situasi yang berbeda:

  • Seorang karyawan mungkin mengundurkan diri untuk mengambil pekerjaan baru atau untuk fokus pada tanggung jawab keluarga.

  • Karyawan tersebut mungkin tidak senang dengan pekerjaannya dan telah memutuskan untuk pergi, meskipun dia tidak memiliki rencana khusus tentang apa yang akan dia lakukan setelah pergi.
  • Keadaan telah memaksa Anda untuk menghilangkan posisi karyawan sepenuhnya atau mencari seseorang dengan keahlian yang berbeda. Kinerjanya baik-baik saja, tetapi Anda terpaksa memotong personel atau karyawan tersebut tidak lagi cocok dengan organisasi Anda.

  • Anda tidak senang dengan kinerja karyawan tersebut dan telah memutuskan untuk menghentikan pekerjaannya. Karena pertimbangan prospek pekerjaan masa depan karyawan tersebut, Anda mengizinkannya untuk mengundurkan diri daripada dipecat.

Keadaan Dapat Membutuhkan Pendekatan Berbeda

Keadaan pengunduran diri dapat memerlukan pendekatan yang berbeda untuk pengumuman pengunduran diri. Dalam kasus di mana pengunduran diri bersifat sukarela dan karyawan tersebut meninggalkan perusahaan dengan baik, tunda pengumuman sampai karyawan tersebut memiliki kesempatan untuk berbicara dengan timnya dan klien mungkin masuk akal. Isi pengumuman juga dapat mencerminkan sifat pemberangkatan, berisi lebih banyak informasi tentang rencana karyawan.

Jika ada perasaan tidak enak dan karyawan diminta segera berangkat, mungkin perlu pengumuman secepat mungkin untuk mencegah penyebaran informasi yang salah. Selain itu, nada dan isi pesan mungkin lebih dibatasi untuk mencegah kemungkinan kesalahpahaman atau bahkan tuduhan pencemaran nama baik.

Umumkan dengan Cara Tepat Waktu

Untuk mencegah gosip dan spekulasi yang berpotensi merusak, pengunduran diri harus diumumkan secepat mungkin untuk mencegah spekulasi yang tidak bertanggung jawab di dalam kantor. Selain itu, mungkin lebih mudah bagi perusahaan Anda untuk bekerja dengan klien karyawan dan kontak industri jika Anda memberi tahu mereka secara langsung, daripada membiarkan mereka mencari tahu sendiri setelah mencoba menghubungi karyawan tersebut melalui telepon atau email.

Pengumuman harus diberi tanggal, dan juga harus menyertakan tanggal di mana pengunduran diri itu efektif. Jika karyawan sudah pergi, dapat dikatakan bahwa pengunduran diri berlaku segera.

Tip

Anda mungkin perlu membuat lebih dari satu pengumuman, terutama jika karyawan tersebut bekerja dengan orang di luar perusahaan Anda dan terutama jika dia bekerja secara langsung dengan klien atau pelanggan. Satu versi pengumuman dapat digunakan secara internal, sementara pengumuman lain harus ditujukan kepada orang-orang di luar organisasi Anda. Merupakan ide yang baik untuk meminta karyawan meninggalkan templat email pengumuman untuk setiap kemungkinan.

Berhati-hatilah dan Ramah

Jika karyawan tersebut keluar secara sukarela untuk kembali ke sekolah, untuk berkeluarga, atau pindah ke luar negeri, informasi ini dapat dimasukkan dalam pengumuman. Ini memperjelas bahwa karyawan tersebut tidak pergi karena masalah kinerja atau ketidakpuasan kerja dan menegaskan bahwa dia meninggalkan perusahaan dengan baik.

Selalu ingat pentingnya perilaku etis di tempat kerja. Dalam situasi di mana karyawan pergi karena masalah kinerja, atau hubungan kerja yang tidak memuaskan, Anda harus berhati-hati. Karyawan yang tidak puas dapat menggunakan isi pengumuman pengunduran diri terhadap perusahaan Anda dalam gugatan atau klaim asuransi pengangguran. Cukup menyatakan bahwa karyawan tersebut telah meninggalkan perusahaan dan Anda berharap dia baik-baik saja sudah cukup.

Terlepas dari situasinya, pengumuman harus menyatakan penghargaan atas layanan karyawan dan menyatakan bahwa perusahaan mengharapkan kesuksesannya di masa depan.

Memberikan Arahan untuk Karyawan yang Tersisa

Pengumuman harus diakhiri dengan arahan bagi mereka yang bekerja dengan atau dilayani oleh karyawan tersebut. Jika penggantinya telah dinamai, pengumuman tersebut harus mencantumkan nama penggantinya dan informasi kontaknya. Jika tidak, pengumuman harus mengarahkan pembaca untuk menghubungi atasan karyawan atau kolega yang sementara akan mengambil alih akun atau tugas pekerjaan karyawan yang mengundurkan diri.