Formula untuk Menghitung Kebutuhan Kepegawaian

Menghitung kebutuhan staf adalah bagian dari perencanaan sumber daya manusia, proses menganalisis dan mengidentifikasi kesenjangan dan surplus staf. Berbagai rumus digunakan untuk memperkirakan dan memprediksi kebutuhan staf, berdasarkan data historis dan perkiraan kinerja perusahaan seperti angka penjualan dan produksi. Perencanaan sumber daya manusia berfokus pada penempatan staf dalam organisasi dengan jumlah personel yang tepat dengan keterampilan yang diperlukan bila diperlukan untuk memenuhi tujuan bisnis dalam jangka pendek dan panjang.

Metode Aturan Jempol

Metode aturan praktis untuk menghitung kebutuhan staf didasarkan pada struktur organisasi umum. Misalnya, jika organisasi telah menetapkan strukturnya untuk memiliki satu manajer operasi per lima supervisor lini, maka staf jangka pendek akan mencakup mempertahankan jumlah supervisor yang sama saat ada pergantian. Penempatan staf jangka panjang akan mencakup perencanaan lima supervisor untuk setiap manajer yang ditambahkan. Perhitungan rule of thumb tidak menuntut atau berdasarkan analisis mendalam, tetapi pada pemeliharaan struktur organisasi.

Menggunakan Teknik Delphi

Teknik Delphi adalah metode peramalan sumber daya manusia yang menggunakan masukan dari sekelompok ahli untuk menganalisis riwayat kepegawaian dan perencanaan kepegawaian. Sekelompok manajer senior, konsultan bisnis, atau kombinasi orang bisnis terkait yang akrab dengan riwayat kepegawaian organisasi menjawab pertanyaan tentang kepegawaian, dan jawaban mereka dikumpulkan dan digunakan untuk ditinjau oleh kelompok tersebut secara individual.

Kelompok tidak berkumpul secara fisik, tetapi dikoordinasikan oleh seorang fasilitator yang membagikan kuesioner, mengumpulkan jawaban dan mengembalikan informasi kepada peserta panel untuk ditinjau lebih lanjut sampai ada penyempurnaan kebutuhan peramalan staf. Para ahli dijaga kerahasiaannya dari satu sama lain untuk mencegah bias dan pemikiran kelompok serta mendapatkan informasi yang seobjektif dan seakurat mungkin.

Memahami Metode Rasio

Dua metode rasio yang berbeda digunakan dalam peramalan sumber daya manusia: rasio staf dan rasio produktivitas. Rasio kepegawaian digunakan untuk memprediksi kebutuhan perekrutan berdasarkan bentuk organisasi yang mapan. Misalnya, jika perusahaan memiliki kumpulan administratif lima sekretaris untuk setiap 20 manajer senior, rasio itu digunakan untuk memperkirakan perekrutan sekretaris.

Rasio produktivitas menggunakan perkiraan unit yang diproduksi per karyawan dan menerapkannya pada perkiraan penjualan untuk kebutuhan perekrutan. Sebuah perusahaan yang menjual 2 juta gawit per tahun dan mempekerjakan 25 pekerja produksi perlu mempekerjakan lebih banyak pekerja produksi jika diharapkan ada peningkatan penjualan, atau setidaknya harus memiliki 25 staf produksi untuk memenuhi penjualan saat ini.

Analisis Regresi Statistik

Analisis regresi statistik membandingkan hubungan dalam data historis untuk meramalkan kebutuhan staf. Penjualan kotor per tahun selama lima tahun terakhir dan jumlah staf selama waktu itu dianalisis sebagai cukup atau tidak cukup untuk mendukung penjualan dalam lima tahun ke depan.