Cara Menghitung Rumus Total Jam di Excel

Sebagai program perangkat lunak spreadsheet, Microsoft Excel memiliki banyak fitur berguna untuk produktivitas bisnis kecil. Yang terpenting di antaranya adalah kemampuan menggunakan rumus untuk membuat berbagai kalkulasi dengan data di sel yang berbeda. Karena pentingnya jam yang dapat ditagih, penggajian, upah per jam dan lembur, karyawan dan manajer harus membiasakan diri mereka sendiri bagaimana menghitung total jam di Excel untuk tujuan perencanaan dan pelaporan.

Tambahkan Kolom Jam Waktu

Anda dapat menggunakan Excel untuk mencatat waktu jam karyawan masuk dan keluar dari pekerjaan menggunakan Excel. Anda dapat meminta karyawan secara langsung menambahkan jam kerja di Excel ke spreadsheet saat mereka masuk dan keluar atau menggunakan program untuk menyimpan dan memanipulasi data waktu dari sumber lain, baik itu program pelacakan waktu atau punch clock fisik.

Untuk menyiapkan kolom untuk melacak data waktu, klik di sel A1 dan ketik "Jam Masuk". Klik di B1 dan ketik "Clock Out." Klik di C1 dan ketik "Total Hours." Kolom-kolom ini akan digunakan untuk memberi label pada data clocking-in dan clocking-out, serta total jam dari setiap shift. Tentu saja, Anda dapat mengganti namanya sesuai keinginan jika menurut Anda bahasa lain lebih jelas.

Jam Pelacakan Beberapa Karyawan

Jika Anda melacak jam kerja beberapa karyawan, Anda dapat menambahkan kolom untuk menunjukkan karyawan mana yang termasuk dalam baris atau meletakkan setiap karyawan di tabnya sendiri di spreadsheet atau memiliki file spreadsheet seluruhnya. Jika Anda berencana meminta karyawan mencatat waktu mereka sendiri di spreadsheet dan mengirimkannya sebagai lembar waktu dengan kalkulator waktu bawaan di Excel, menggunakan spreadsheet terpisah mungkin merupakan solusi termudah. Kemudian, Anda dapat mendistribusikan template spreadsheet ke setiap karyawan untuk melacak jam kerjanya, atau mengimpor data dari alat pelacak waktu eksternal.

Gunakan Jam 24-Jam

Karena siang dan tengah malam dapat dinyatakan sebagai 12:00, untuk mencegah kesalahan kalkulasi, ubah semua waktu "Clock In" dan "Clock Out" ke format 24-jam, terkadang disebut sebagai waktu militer. Terapkan format ini ke semua kolom sel data waktu dalam tabel ini.

Untuk melakukannya, pilih kolom yang dimaksud dengan mengklik sel teratas atau satu per satu. Tahan tombol kontrol pada keyboard Anda sambil mengklik untuk memilih beberapa kolom atau sel sekaligus. Kemudian, klik tab "Beranda" di menu pita di bagian atas layar. Klik tombol pop-out di samping kata "Number" untuk membuka opsi format.

Di bawah "Kategori", pilih "Waktu". Kemudian, pilih opsi yang menampilkan tanggal dan waktu dalam format 24 jam yang akan jelas bagi Anda dan siapa saja yang bekerja dengan spreadsheet Anda. Klik "OK."

Masukkan Rumus Waktu di Excel

Untuk menghitung perbedaan antara waktu "Clock In" dan "Clock Out", ketik tanda sama dengan (=) di sel di bawah label "Total Hours" (C2), klik sel "Clock Out" di sebelah kiri , ketik tanda minus (-), klik pada sel "Jam Masuk" di sebelah kiri dan tekan "Enter." Pastikan untuk menyalin rumus ini ke bawah kolom sehingga pergeseran tambahan pada baris lain akan dihitung juga. Klik garis bawah sel dan seret ke bawah kolom untuk menyalinnya.

Perhatikan bahwa rumus penjumlahan tambahan (= SUM) dapat digunakan untuk menambahkan masing-masing dari total shift individu untuk total kumulatif. Seringkali Anda ingin menjumlahkan setiap kolom untuk melihat jumlah total jam kerja.

Uji rumus dan Verifikasi Format

Masukkan data uji untuk memverifikasi bahwa sel berorientasi dengan benar dan rumus berfungsi sebagaimana mestinya. Misalnya, jika waktu "Jam Masuk" adalah 14:00 dan waktu "Keluar" adalah 18:30, "Total Jam" harus 4,5.